很多行政装完会议室系统，默认设置用到底。
能约房、能签到、能看报表，就觉得够用了。
其实不是的。
系统默认设置是给所有人用的，但你的公司有自己的情况——规模不一样、习惯不一样、规矩也不一样。默认设置能用，但不一定好用。
用顺手了之后，花十几分钟把这几个设置调一调，系统就更贴合你的工作方式了。
今天聊5个最值得调的设置，看看你调了几个。
跟企业微信打通，约完自动同步日程
很多公司用企业微信办公，日历、审批、消息全在里面。
装了会议室系统之后，两边各管各的——约了会议室，企业微信日历里没有；企业微信里约了会，会议室系统里查不到。
两边不同步，就容易出问题。
专业的行政，工具是连在一起的。
COFFICE可以跟企业微信打通——在COFFICE里约了会议室，自动同步到企业微信日历，参会人在企业微信里就能看到。
反过来，在企业微信日历里约会，也能直接选会议室，COFFICE里自动就有了。
不用两边各录一遍，也不用担心两边不一致。
会议通知、会前提醒，企业微信里也能收到，不用非得打开小程序看。
武汉有个公司，以前行政每天都在群里发"今天的会议室安排"，就怕有人约了房别人不知道。打通企业微信之后，大家日历里直接能看到，行政再也不用每天发安排了。
打通了，就省好多事。
预约规则设好，乱约的人就少了
没有规则的会议室，用着用着就乱了。
有人一约就是一整天，房间占着不用别人也约不了；有人提前一个月就把下周的房全占了，真要用的时候反而没了；有人约15分钟的会，结果聊了两个小时；有人一约就是三五间，哪个方便用哪个。
你跟他说不要这样，他嘴上答应，下次还是一样。
靠人管，管不住的。
专业的行政，规矩交给系统执行。
COFFICE里可以设置预约规则——单次会议最长能约多久、一个人一天最多能约几个小时、最多能提前几天约、最短能约多长时间，都能设。
单次时长设个上限，比如最多4小时，就没人能一约占一天了。
提前预约设个限制，比如最多提前7天，就没人提前一个月占房了。
个人日上限设一下，比如每天最多3小时，就没人霸着会议室不放了。
最短时长也能设，比如最少30分钟，避免有人约5分钟的会浪费房间资源。
规则设好了，系统自动执行，不用你一个个去说，也不用得罪人。
武汉有个公司，以前总有人提前半个月就把热门会议室占了，别人想约根本约不到。设了提前7天的限制之后，大家都在同一起跑线上，公平多了，投诉也少了。
规则定清楚，系统帮你执行。
审批可以分级，不是什么都找你
小公司还好，会议室就那几间，审批全你一个人来也没什么。
公司一大、部门一多，什么审批都找你，你就忙不过来了。
销售部要个会议室找你，研发部要个会议室也找你，连保洁阿姨调个会议室都找你。
你不是在管会议室，你是在当客服。
专业的行政，要学会分权。
COFFICE里可以设不同的审批人——不同的会议室，可以指定不同的人审批。
一楼大会议室，客户用得多，行政自己审批；二楼研发部会议室，部门自己管，让研发经理审批；三楼培训室，HR常用，让HR审批。
各管各的，你只负责全局和重要房间，不用什么审批都过你的手。
还能设部门管理员——每个部门一个管理员，他们管自己部门的人、自己部门常用的房间，你省了好多事。
武汉有个近200人的公司，以前行政每天要批二三十个会议室申请，什么杂事都找她。设了部门管理员之后，日常审批各部门自己处理，她每天只需要批几个重要房间的申请，轻松好多。
管得过来，才能管得好。
谁干了什么都有记录，心里踏实
做行政的，最怕背锅。
会议室约了又被删了，问谁删的，没人承认；会议时间改了，有人说没收到通知，到底改没改说不清；两间房冲突了，两边都说自己先约的。
你是行政，最后锅都是你的。
专业的行政，凡事留痕。
COFFICE里所有操作都有日志——谁约了会、谁改了时间、谁换了房间、谁取消了会议、谁审批通过的，全都有记录。
精确到几点几分，谁操作的，改之前是什么样改之后是什么样，一清二楚。
出了问题，去后台一查就知道，不用猜不用争，也不用你背锅。
不仅是会议操作，人员变动、设置修改、设备变更，也都有记录。系统里发生了什么事，你随时能查到。
武汉有个公司，以前经常出现"谁改了会议"的纠纷，行政夹在中间当判官。有了操作日志之后，出了问题一查就知道，谁的问题谁负责，行政再也不用当和事佬了。
有记录，就有底气。
会议室状态，大屏上一目了然
小公司会议室少，大家记也记住了。
公司一大、会议室一多，找房间就成了问题。
员工到处问"哪间房空着"，客户来了找不到会议室，前台一天到晚当人工导航。
其实一块屏就能解决。
专业的行政，信息让它自己显示出来。
COFFICE有数据看板和大厅屏功能——在前台、走廊、电梯口放一块大屏，所有会议室的状态实时显示。
哪间空着、哪间在用、下一场几点、什么会、谁约的，一眼看全。空的显示绿色，用着的显示红色，老远就能看见颜色。
员工找会议室，路过瞟一眼就行；客户来了，前台指一下大屏，客户自己就能找到。
大屏上还能放公司logo、欢迎语、通知公告——客户一进门看到，第一印象就好。
武汉有个产业园客户，十几间会议室分散在三层楼。装了大厅屏之后，每层楼电梯口一块屏，大家出电梯看一眼就知道哪有空房，前台每天少回答几十个问题。
信息透明了，麻烦就少了。
默认能用，调好才好用
你看，都是一些后台设置的小事。
打通企业微信、预约规则、分级审批、操作日志、大厅屏——不是什么大功能，就是一些配置项。
但这些配置调好了，系统就从"能用"变成了"好用"。
默认设置是给所有人的，只有你自己调过的，才是最适合你公司的。
花十几分钟去后台看一看，把这几个设置调一调，你会发现——系统原来还能更顺手。
