企业资料泄露，未必都是有人故意把文件带走。员工整理项目资料时，可能顺手复制到U盘；设计人员需要把图纸发给外部人员，却没有控制好接收范围；还有人通过截图、打印等方式保存文件内容。
等到企业发现资料流出，再去追查往往已经比较被动。
数据防泄密不能只靠一道限制，文件加密、截图管控、复制控制和操作审计都需要结合起来。
一、文件透明加密：从文件本身加强保护
文件加密是企业防泄密的基础功能。信企卫文件加密软件支持对企业指定文件进行透明加密，员工在授权环境中可以按照权限正常使用文件，未经授权的环境则无法随意查看或使用受保护内容。
例如，研发部门的CAD图纸、项目方案和技术文档，可以根据部门和岗位设置不同权限。财务部门的报表、合同等资料，也可以纳入相应的加密管理范围。这样既能减少文件被随意带出的风险，也能兼顾日常办公需要。
二、禁止截图：减少屏幕内容被直接保存
文件加密并不意味着屏幕上的内容不会被保存。员工打开文件后，仍可能通过系统截图、截屏程序等方式留存部分信息。
信企卫软件支持根据实际部署环境配置截图管控策略，降低受保护内容被随意截图保存的风险。企业可以针对涉密岗位和重要资料设置相应限制。
需要注意，截图管控的实际效果会受到操作系统、应用程序和截图方式影响，不能简单理解为所有拍摄或截取行为都能完全阻止。
三、禁止拷贝：管住U盘和文件复制行为
员工把文件复制到个人U盘、移动硬盘或其他存储设备，是企业需要关注的资料外带场景。信企卫软件支持USB设备管理和相应的文件复制权限控制，管理员可以根据岗位需求设置设备使用规则。
例如，研发人员需要使用指定U盘传递项目资料，可以按照授权策略进行管理；不需要使用移动存储设备的岗位，则可以限制相关设备接入或使用。
对于文件复制行为，还可以结合支持范围内的操作记录进行核查。
四、外发与打印管控：减少资料流转风险
企业文件除了通过U盘外带，也可能通过邮件、聊天软件、网盘和打印等方式流转。防泄密管理需要关注这些常见出口。
信企卫软件可以结合企业实际需求，对文件外发、打印和相关使用权限进行管理。对于需要对外发送的文件，可以按照业务要求设置相应审批或权限策略；对于打印场景，可以结合打印记录、打印水印和打印限制功能进行管理。具体支持范围应以实际版本和部署配置为准。
五、文件操作审计：出现异常后有记录可查
只设置加密和限制还不够，企业还需要了解文件在使用过程中发生了什么。信企卫软件支持对文件操作行为进行审计，管理员可以查询支持范围内的打开、修改、复制、删除、上传下载等记录。
例如，某份合同出现异常变更，管理员可以根据文件名称、员工账号、终端和时间范围查找相关记录，再结合屏幕录像、设备使用情况等信息进行核查。不同记录反映的内容并不相同，文件日志用于了解文件操作，屏幕录像用于回看当时的屏幕画面，两者配合更有利于定位问题。
